Course info

PERENCANAAN

A.    Pengertian Perencanaan

1.      Perencanaan adalah kemampuan untuk memilih satu kemungkinan dari berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan (Billy E. GoetZ)

2.     Perencanaan adalah pekerjaan yang menyangkut penyususnan konsep serta kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan demi masa depan yang lebih baik (Le Breton)

3.     Perencanaan adalah upaya menyusun berbagai keputusan yang bersifat pokok yang dipandang paling penting yang akan dilaksanakan menurut urutannya guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Maloch dan Deacon)

4.     Perencanaan adalah proses menetapkan berbagai hambatan yang diperkirakan ada dalam menjalankan suatu program guna dipakai sebagai pedoman dalam suatu organisasi (Ansoff dan Brendenbrg).[1]

 

B.    Istilah yang Identik dengan Perencanaan

1.     Peramalan
Peramalan (Forcasting) adalah suatu upaya mendga apa yang akan terjadi pada masa depan, yang juga merupakan ciri perencanaan. Tetapi peramalan bukan perencanaan, karena pada peramalan tidak ditemukan adanya unsur-unsur yang bersifat pasti dan karena itu dapat diperhitungkan.

2.     Penyelesaian masalah

Penyelesaian masalah (problem solving) adalah suatu upaya menghilangkan hambatan atau masalah, yang juga merupakan ciri perencanaan. Tetapi penyelesaian masalah bukan perencanaan, karena pada penyelesaian masalah tidak terkandung uraian yang lengkap tentang bagaimana melaksanakan berbagai kegiatan.

3.     Penyusunan program (programming)

adalah satu upaya menyusun rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang juga merupakan ciri perencanaan.

4.     Penyusunan Rancangan

Penyususnan rancangan (designing) adalah suatu upaya menghasilkan pedoman (bagan) kerja, yang juga merupakan ciri perencanaan. Tetapi penyusunan rancangan bukan perencanaan, karena hasil akhir perencanaan tidak terbatas hanya pada penyusunan pedoman (bagan) kerja saja

 

C.    Aspek Perencanaan

Dalam membicarakan perencanaan, ada tiga aspek pokok yang harus diperhatikan. Ketiga aspek yang di maksud adalah hasil dari pekerjaan perencanaan, perengakat organisasi yang di pergunakan untuk melakukan pekerjaan perencanaan, serta proses atau langkah-langkah melakukan pekerjaan perencanaan. Dalam ilmu administrasi kesehatan, ketiga aspek ini tidaklah sama. Uraian dari masing-masing aspek ini secara sederhana adalah sebagai berikut:[2]

1.     Hasil dari pekerjaan perencanaan.

Hasil perencanaan disebut plan, berbeda antara satu perencanaan kegiatan dengan perencana kegiatan yang lain. Hasil perejaan perencanaan yang di lakukan oleh organisasi yang bergerak dalam bidang kesehatan adalah rencana kesehatan. Sedangkan hasil pekerjaan perencanaan yang di lakukan oleh organisasi yang bergerak dalam bidang pendidikan adalah rencana pendidikan.  

2.     Perangkat pelaksanaan

Perangkat pelaksanaan (Mechanic of planning) adalah suatu organisasi yang ditugaskan/yang bertanggung jawabmenyelenggarakan pekerjaan perencanaan. Sama halnya dengan hasil, perangkat perencanaan juga dapat berbeda antara satu pekerjaan perencanaan dengan pekerjaan perencanaan lainnya. Pada suatu organisasi yang besar dan kompleks, perangkat perencanaan ini mungkin satu biro khusus. Sedangkan pada suatu organisasi yang kecil dan sederhana mungkin dijabat hanya oleh beberapa orang staf saja.

3.     Proses perencanaan

Proses perencanaan (process of planning) adalah langkah-langkah yang harus dilaksanakan pada pekerjaan perencanaan. Berbeda halnya dengan hasil dan perangkat, proses perencanaan ini pada dasarnya adalah sama untuk berbagai pekerjaan perencanaan. Untuk dapat menghasilkan suatu rencana yang baik, seyogiyanya langkah-langkah yang ditempuh adalah sama.

D.    Ciri-ciri Perencanaan

1.     Bagian dari sistem administrasi

Suatu perencanaan yang baik adalah yang berhasil menempatkan pekerjaan perencanaan sebagai bagian dari sistem administrasi secara keseluruhan. Pekerjaan administrasi yang tidak didukung oleh perencanaan, bukan merupakan pekerjaan administrasi yang baik.

2.     Dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan.

Suatu perencanaan yang baik adalah yang dilakukan secara terus-menerus dan berkesinambungan. Menurut Mary Arnorld ada hubungan yang berkelanjutan antara perencanaan dengan berbagai fungsi dministrasi lain yang dikenal. Disebutkan perencanaan penting untuk pelaksanaan, yang apabila hasilnya telah dinilai, dilnjutkan lagi dengan perencanaan demikian seterusnya.

3.     Berorentasi pada masa depan.

Suatu perencanaan yang baik adalah yang berorientasi pada masa depan. Artinya, hasil dari pekerjaan perencanaan tersebut, apabila dapat dilaksanakan, akan mendatangkan berbagai kebaikan tidak hanya pada saat ini, tetapi juga pada masa yang akan datang.[3]

4.     Mampu menyelesaikan masalh.

Suatu perencanaan yang baik yang mampu menyelesaikan berbagai masalah dan ataupun tantangan yang dihadapi. Penyelesaian masalah dan ataupun tantangan yang dimaksudkan di sini tentu harus disesuaikan dengan kemampuan. Dakam arti penyelesaian masalah dan ataupun tantangan tersebut dilakukan secara bertahap, yang harus tercerminpada pentahapan perencanaan yang akan dilakukan.

5.     Mempunyai tujuan

Suatu perencanaan yang baik adalah yang mempunyai tujuan yang dicantumkan secara jelas. Tujuan yang dimaksud di sini biasanya dibedakan atas dua macam, yakni tujuan umum yang berisikan uraian secara garis besar, serta tujuan khusus yang berisikan uraian lebih spesifik.

6.     Bersifat mampu kelola.

Suatu perencanaan yang baik adalah yang bersifat mampu kelolah, dalam arti bersifat wajar, logis, objektif, jelas, runtun, fleksibel serta telah disesuaikan dengan sumber daya. Perencanaan yang disusun tidak logis serta tidak runtun, apalagi yang tidak sesuai dengan sumber daya, bukanlah perencanaan yang baik.

 

E.    Langkah-langkah Perencanaan Kesehatan

1.     Analisis situasi

Langkah analisis situasi dimulai dengan menganalisis data laporan yang telah dimiliki oleh organisasi (data  primer) atau mengkaji laporan lembaga lain (data sekunder) yang datanya dibutuhkan, observasi dan wawancara. Langkah analisis situasi bertujuan untuk mengumpulkan jenis data atau fakta yang berkaitan dengan masalah kesehatan yang dijadikan dasar penyusunan perencanaan. Data yang diperlukan terdiri dari:[4]

a. Data tentang penyakit dan kejadian sakit (diseases and illnesess).

b. Data kependudukan.

c. Data potensi organisasi kesehatan.

d. Keadaan lingkungan dan geografi.

e. Data sarana dan prasarana.

Proses pengumpulan data untuk analisis situasi dapat dilakukan dengn cara:

1.     Mendengarkan keluhan masyarakat melalui pengamatan langsung kelapangan.

2.     Membahas langsung masalah kesehatan dan kebutuhan pelayanan kesehatan yang   dikembangkan bersama tokoh-tokoh formal dan informal masyarakat setempat.

3.     Membahas program kesehatan masyarakat dilapangan bersama petugas lapangan kesehatan, petugas sektor lain, atau bersama dukun bersalin yang ada diwilayah kerja puekesmas.

4.     Membaca laporan kegiatan program kesehatan pada pusat0pusat pelayanan kesehatan di suatu wilayah.

5.     Mempelajari peta wilayah, sensus penduduk, statistik kependudukan, laporan khusus, hasil survei, petunjuk pelaksanaan (jutlak) program kesehatan, dan laporan tahunan

2.     Identifikasi masalah

Mengidentifikasi masalah kesehatan dapat diperoleh dari berbagai cara antara lain:

a.      Laporan kegiatan dari program kesehatan yang ada.

b.     Survailance epidemilogi atau pemantauan penyebaran penyakit

c.      Survei kesehatan yang khusus diadakan untuk memperoleh masukan  perencanaan kesehatan.

d.     Hasil kunjungan lapangan supervisi dan sebagainya.

3.     Menetapkan prioritas masalah

Kegiatan identifikasi masalah menghasilkan banyak masalah kesehatan yang menunggu untuk ditangani. Karena keterbatasan sumber daya baik biaya, tenaga dan teknologi, maka tidak semua masalah tersebut dapat dipecahkansekaligus (direncanakan pemecahannya). Untuk itu maka harus dipilih masalah yang mana yang ‘feasible’ untuk dipecahkan. Proses pemilihan prioritas masalah dapat dilakukan melalui dua cara, yakni:[5]

a.      Melalui teknik skoring, yakni memberikan nilai (scor) terhadp masalah tersebut  dengan menggunakan ukuran (parameter) antara lain:

1.     Prevelensi penyakit (prevelence) atau besarnya masalah.

2.     Berat ringannya akibat yang ditimbulkan oleh masalah tersebut (severity).

3.     Keinginan masyarakat untuk menyelesaikan masalah tersebut (degree of umeet need).

4.     Keuntungan sosial yang diperoleh bila masalah tersebut diatasi (social benefit).

5.     Teknologi yang tersedia dalam mengatasi masalah (technical feasibility).

6.     Sumber daya yang tersedia yang dapat digunakan untuk mengatasi masalah (reseources availability).

Masing-masing ukuran tersebut diberi nilai berdasarkan justifikasi kita, bila masalahnya besar diberi 5 paling tinggi, dan bila sangat kecil diberi nilai  Kemudian nilai-nilai tersebut dijumlahkan. Masalah yang mempunyai nilai tertinggi (terbesar) adalah yang di prioritaskan, masalah yang memperoleh nilai terbesar kedua dan selanjutnya.

b.     Melalui teknik non skoring

Dengan menggunakan teknik ini masalah dinilai melalui diskusi kelompok, oleh sebab itu, juga disebut nominal group technique (NGT). Ada dua NGT, yakni:

1.     Delphi technique: yaitu masala-masalah didiskusikan oleh sekelompok orang yang mempunyai keahlian yang sama. Melalui diskusi tersebut akan menghasilkan prioritas masalah yang disepakati bersama.

2.     Delbeg technique: menetapkan prioritas masalah menggunakan teknik ini adalah juga melalui dikusi kelompok, namun peserta diskusi terdiri dari para peserta yang tidak sama keahliannya, maka sebelumnya dijelaskan dulu, sehingga mereka mempunyai persepsi yang sama terhadap masalah-masalah yang akan dibahas. Hasil diskusi ini adalah prioritas masalah yang disepakati bersama.

4.     Menentukan tujuan

Menentukan tujuan perencanaan pada dasarnya adalah membuat ketetapan-ketetapan tertentu yang ingin dicapai oeh perencanaan tersebut. Semakin jelas rumusan masalah kesehatan maka akan semakin mudah menentukan tujuan. Penetapan tujuan yang baik apabila dirumuskan secar kongkret dan dapat diukur.

Perumusan sebuah tujuan operasional program kesehatan harus bersifat SMART: spesific (jelas sasarannya dan mudah dipahami oleh staf pelaksana), measurable (dapat diukur kemajuannya), appropriate (sesuai dengan strategi nasional, tujuan program dan visi/misi institusi, dan sebagainya), realistic (dapat dilaksanakan sesuai dengan fasilitas dan kapasitas organisasi yang ada), time bound (sumber daya dapat dialokasikan dan kegiatan dapat direncanakan untuk mencapai tujuan program seuai dengan target waktu yang telah ditetapkan).

Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun tujuan program:

1.     Tujuan adalah hasil akhir dari sebuah kegiatan.

2.     Tujuan harus sesuai dengan masalah, terget ditetapkan sesuai dengan   kemampuan organisasi, dan dapat diukur.

3.     Tujuan operasional basanya ditetapkan dengan batas waktu (batas pencapaiannya) dan hasil akhir yang ingi dicapai pada akhir kegiatan program (dead line).

4.     Berbagai macam kegiatan altrnatif dipilih untuk mencapai tujuan.

5.     Masalah, faktor penyebab masalah, dan dampak masalah yang telah dan akan mungkin terjadi dimsa depan sebaiknya dikaji terlebih dahulu.

Kriteria penyusunan masing-masing tujuan sesuai dengan hierarkinya adalah sebagai berikut:

1.     Goal (tujuan umum): bersifat jangka panjang, masih umum, abstrak, dan tidak terpengaruh oleh perubahan situasi.

2.     Tujuan kebijaksanaan: merupakan bagian dari goal, sasaran populasinya belum ada. Tujuan ini sudvah bersifat spesifik karena bersifat sektoral dan ditujukan untuk masyarakat di desa.

3.     Tujuan program: target populasinya sudah lebih jelas, ada identifikasi dampak khusus yang dapat diukur jika tujuan program tercapai.

4.     Tujuan pelayanan: tujuan ini sudah memiliki kejelasan atau spesialisasi jenis dan tingkat pelayanan yang perlu dilaksanakan.

5.     Tujuan sumber: tujuan di sini memerlukan identifikasi masukan spesifik (input atau sumber daya tertentu) untuk mencapai tujuan pelayanan.

6.     Tujuan implementasi: tujuan di sini menjelaskan produk spesifik yang ingin di capai dan juga dapat di ukur.

Pada umumnya tujuan dibagi menjadi dua, yakni:

1.     Tujuan umum : suatu tujuan bersifat umum, dan masih dapat di jabarkan ke dalam tujuan-tujua khusus, dan umumnya masih abstrak.

2.     Tujuan khusus : tujuan-tujuan yng di jabarkan dari tujuan umum.

5.     Mengkaji hambatan dan kelemahan program

Jenis hambatan atau kelemahan dapat di kategorikan ke dalam:

a.      Hambatan yang bersumber pada kemampuan organisasi

1.     Motivasi kerja staf rendah.

2.     Pengetahuan dan keterampilan kurang.

3.     Arus informasi tentang pelaksaaan program lamban.

4.     Peralatan belum tersedia.

5.     Laporan kegiatan tidak di manfaatkan untuk menyusun rencana kegiatan.

6.     Jumlah dana operasional kurang.

7.     Waktu yang tersedia tidak digunakan untuk menyuun rencana kerja.

b.      Hambatan yang terjadi pada lingkungan

1.     Hambatan geografi (jalan rusak).

2.     Iklim atau musim hujan.

3.     Tingkat penddikan masyarakat rendah.

4.     Sikap dan budaya masyarakat yang tidak kondusif.

5.     Prilaku masyarakat yang kurang partisipatif.

6.     Menyusun rencana kegiatan

Rencana kegiatan adalah uraian tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Pada umumnya kegiatan mencakup 3 kegiatan pokok, yakni:

1.     Kegiatan pada tahap persiapan, yakni kegiatan-kegiatan yang di lakukan sebelum kegiatan pokok dilaksanakan. Misalnya: perizinan, rapat koordinasi.

2.     Kegiatan pada tahap pelaksanaan yakni kegiatan pokok program yang bersangkutan.

3.     Kegiatan pada tahap penilaian yakni kegiatan untuk mengevaluasi seluruh kegiatan dalam rangka pencapaian program tersebut.

Langkah-langkah sebelum menetapkan rencana kegiatan:

a.      Alasan utama disusun rencana kegiatan.

b.     Tujuan yang ingin dicapai.

c.      Kegiatan program (bagaimana cara mengerjakannya).

d.     Pelaksana dan sasarannya (siapa yang akan mengerjakan dan siapa sasaran kegiatan).

e.      Sumber daya pendukung.

f.      Tempat (dimana kegiatan akan dilaksanakan).

g.     Waktu pelaksanaan (kapan kegiatan akan dikerjakan).

7.     Menetapkan sasaran (target group).

Sasaran (target group) adalah kelopmpok mayarakat tertentu yang akan digarap oleh program yang direncanakan tersebut. Sasaran progrm kesehatan biasanya dibagi dua, yakni:

a.      Sasaran langsung, yaitu kelompok yang langsung dikenal oleh program.

b.     Sasaran tidak langsung, yakni kelompok yang menjadi sasaran antara program tersebut, namun berpengaruh sekali terhadap sasaran langsung.

8.     Menyusun jadwal pelaksanaan

Waktu yang ditetapkan dalam perencanaan adalah sangat tergantung dengan jenis perencanaan yang dibuat serta kegiatan-kegiatan yang ditetapkan dalam rangka mencapai tujuan.

9.     Organisasi dan staf

Dalam bagian ini digambarkan atau diuraikan organisasi dan sekaligus staf yang akan melaksanakan kegiatan atau program tersebut. Dismping itu juga diuraikan tugas (job description) masing-masing staf pelaksana tersebut.

10.  Rencana anggaran

Adalah uraian tentang biaya-biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan, mulai dari persiapan sampai dengan evaluasi. Biasanya rincian rencana biaya ini dikelompokan menjadi:

a.      Biaya personalia

b.     Biaya operasianal

c.      Biaya sarana dan fasilitas     

d.     Biaya penilaian

11.  Pelaksanaan

Melaksanakan semua kegiatan yang sudah direncanakan untuk mencapai tujuan yang telah disepakati.

12.  Evaluasi

Rencana evalusi adalah suatu uraian tentang kegiatan yang akan dilakukan untuk menilai sejauh mana tujuan-tujuan yang telah ditetapkan tersebut telah dicapai.

 

F.      Plan of Action Program Perencanaan Kesehatan

Plan of action adalah suatu kegiatan yang akan kita lakukan sebagai orang yang berkecimbung dalam kesehatan masyarakat, biasanya plan of action ini dilakukan oleh sekelompok organisasi atau kumpulan orang-orang dengan memiliki  tujuan yang sama yakni mengetahui apa saja masalah yang ada pada wilayah yang akan kita observasi dan apa kegiatan yang akan kita buat. [6]

Pada plan of action kami mengambil tentang beberapa contoh yakni:

a.      Penyuluhan Gizi

Tujuan dilakukannya penyukuhan gizi adalah  untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman peserta penyuluhan tentang gizi pada masyarakat, adapun sasaran untuk melakukan kegiatan penyuluhan gizi yaitu ke masyarakat pesisir yang berjumlah 20 orang. Lalu ketika sudah memenuhi syarat kita akan melakukannya di puskesmas dengan disertai penanggung jawab.

b.     Pemantauan status gizi

Sama halnya dengan contoh diatas tujuan dilakukannya pemantauan status gizi agar kita mengetahui gizi anak pada wilayah pesisir.